Assistant administratif au bloc opératoire

Description du poste

MISSIONS GENERALES :

• Il établit la programmation opératoire en lien avec les équipes médicales et la cadre de bloc;
• Il assiste la cadre de bloc dans la réalisation des plannings des personnels du bloc opératoire (IBO-DE, IDE SSPI, brancardiers internes) et saisit les éléments variables de paie;
• Il assiste le cadre de bloc opératoire dans l'organisation générale du bloc opératoire (matériel, RH, ...).

ZOOM SUR LES MISSIONS :

Gestion des plannings opératoires

• Planification des interventions :
• Paramétrer les vacations dans MEDIBOARD
• Vérifier quotidiennement la planification opératoire
• Préparer et participer à la commission de bloc du mercredi, faire le compte-rendu de cette réunion
• Faire le lien avec la bedmanager pour réserver les lits de réanimation avec les médecins Anesthésistes.
• Prévenir les laboratoires d’anatomo-pathologie pour les examens extemporanés.
• Gestion du programme opératoire :
• Assurer les changements de programme et planifier les urgences
• Diffuser quotidiennement à l’ensemble des intervenants le programme du lendemain

Préparation des plannings du personnel du bloc opératoire

• Réaliser les trames de planning des IBODE, IDE de SSPI et brancardiers du bloc
• Vérifier quotidiennement l’adéquation prévisionnelle entre les plannings et les vacations ouvertes et adapter en conséquence le retour aux vacataires/intérimaires
• Saisir les plannings et éléments variables de paie dans Agile Time (logiciel de gestion des temps)
• Faire les demandes de vacataires / intérimaires
• Alerter la cadre de bloc en cas d’insuffisance de personnel et anticiper les ajustements à apporter dans la programmation
• Etre force de proposition pour optimiser, au quotidien, le taux d’occupation des vacations et le recours aux personnels vacataires.

Données statistiques du bloc

• S’assure de la fiabilité des données saisies dans Mediboard bloc pour garantir la validité des données en vue de leur analyse;

Appui du cadre de bloc

• Réceptionner les colis et accueillir les fournisseurs
• Effectuer les demandes de réparation
• Gérer les besoins en personnel (internes, vacataires, intérimaires, …)
• Etablir les listes de garde des infirmiers et des médecins anesthésistes
• Rédiger avec le cadre de bloc les procédures, les notes de service interne et externe, et les distribuer dans les secteurs concernés
• Gérer les appels téléphoniques (labo, chirurgiens, anesthésistes, Société Civile des Médécins (SCM), fournisseurs)
• Assurer le suivi des procédures de commandes spécifiques et ancillaires en prêt
• Contrôler l’adéquation entre le planning des interventions et matériel disponible (Ampli …)
• Communiquer et transmettre les informations à la stérilisation et aux services de soins

Autres détails